Meine ganze letzte Woche besteht aus Tagen, an denen ich nicht weiß, was ich eigentlich getan habe. Ich hatte ziemlich viel Stress, kaum Zeit zum Atmen, aber auf meiner To Do-Liste hat sich nichts getan. Keinen einzigen Punkt konnte ich mit meinem schönen, fetten Marker durchstreichen. Es wurde Zeit, dass ich mal jemanden als Gastbloggerin einlade, die mir ein besseres Zeitmanagement beibringt und ich bin sicher, der ein oder andere Ratschlag kann auch euch helfen!
Plötzlich ist schon wieder Feierabend und du schaust noch immer auf einen großen Stapel unerledigter Angelegenheiten und fragst dich, was du den ganzen Tag gemacht hast? Wir verraten dir hier einige Strategien, mit denen du deinen Tag effektiv regelst, Zeitfallen vermeidest, besser mit E-Mails umgehst und ein besseres Zeitmanagement bekommst.
Besseres Zeitmanagement – Struktur als Prinzip
Gehe schon auf dem Weg zur Abend durch, was für den Tag anliegt. Plane dabei Pufferzeiten für Unvorhergesehenes ein. Und: Versuche nicht, an mehreren Dingen gleichzeitig zu arbeiten. Untersuchungen haben gezeigt, dass kein Gehirn für Multitasking geschaffen ist. Du wirst immer länger brauchen, wenn du nicht erst eine Sache beendest.
Besseres Zeitmanagement – Wie du Zeitfallen elegant umgehst
Häufig kommen diese drei Zeitfallen vor:
1. Falscher Umgang mit Pausen
2. Aufschieberitis oder Prokrastination
3. Sich in Unwichtigem verzetteln
Pausen können heikel sein. Wenn du keine machst, verliert sich deine Produktivität zwangsläufig. Wenn du zu viele machst, kommst du nicht voran. Als Faustregel gilt: Alle 90 Minuten etwa zehn Minuten abschalten. Positiv auf die Motivation wirken sich kleine Belohnungen aus. Hast du die 90 Minuten durchgezogen, ohne dich ständig ablenken zu lassen, kannst du in den Pausen etwas tun, was dir besonders viel Freude bereitet. Ein paar Seiten in deinem Lieblingsbuch lesen, ein tolles Lied hören, ein Stück Schokolade oder (figurfreundlicher) einen Becher Obstsalat naschen.
Etwas aufschieben, das unangenehm ist, kann dazu führen, dass du deine Zeit völlig unsinnig einteilst. Also setz dir alle schwierigen Aufgaben gleich an den Tagesanfang und erledige sie nach dem Motto: „Der einzige Weg hinaus führt hindurch.“ Hast du das unangenehmste sofort hinter dich gebracht, vergeht der Rest des Tages wie im Flug.
Eine To do-List zu führen, ist schön, aber besser ist es, wenn sie nach Prioritäten geordnet ist. In der Regel schreit jeder, dass sein Anliegen das Wichtigste ist. Es liegt an dir zu entscheiden, was du später oder auch am nächsten Tag machen kannst. Verkürzen kannst du die Liste, indem du sofort delegierst, was du an andere abgeben kannst. Was nicht zu deinen eigentlichen Hauptaufgaben gehört, dich viel Zeit (und Geld) kostet, kannst du outsourcen. Der Steuerberater kann sich um die Steuererklärung, ein Buchhalter um die Buchhaltung kümmern und in der Reinigung sind Hemd und Bluse sicher besser aufgehoben, als wenn sie wochenlang zerknittert im Wäschekorb liegen.
Besseres Zeitmanagement – E-Mails. Sofort, ständig und immer?
Gehörst du auch zu denen, die mehrfach täglich ihre E-Mails checken? Das machen die meisten, ohne darüber nachzudenken. E-Mails sind nun einmal ein Briefkasten und wie oft ihn der andere leert, ist eben ihm überlassen. Wer dringend etwas klären will, muss zum Telefon greifen. Mach es dir zur Regel, E-Mails nur ein- bis zweimal am Tag zu lesen. Und das zu festen Zeiten. Manche Menschen schwören sogar auf feste Telefonzeiten. Wer in einem Büro mit mehreren Mitarbeitern arbeitet, hat den Vorteil, das Telefon auf einen Kollegen umstellen zu können. Arbeitest du allein, musst du dich dennoch nicht gezwungen fühlen, zu jeder Zeit ans Telefon zu gehen. Die meisten Nummern werden inzwischen angezeigt und du kannst einfach zurückrufen, wenn du die Aufgabe, an der du gerade arbeitest, erledigt hast.
Liebe Melanie, vielen, lieben Dank für deine Tipps! Wenn ihr noch mehr Infos wollt, Artikel rund um das Thema besseres Zeitmanagement und strukturierteres Leben, dann schau hier vorbei: “Dein bestes Leben“.
5 Kommentare
Statt “Management”: Einfach mal NEIN sagen und Dinge ganz bewusst NICHT tun. Nicht-“gemanagte” Zeit ist Lebenszeit.
Dies sagt jemand, der sein halbes Leben gut “gemanaged” aber dadurch völlig fremdbestimmt durch die Gegend gerannt ist und damit aufgehört hat.
Wenn ich nichts manage dann versinke ich bei Facebook ;)
Christine, bei mir ist es nicht Facebook, aber ohne Zeitplan komme ich auch nicht voran.
Das mit den Pausen finde ich immer recht schwierig. Wenn man erstmal im Flow ist, sollte man auch drin bleiben – finde ich. Denn bei 10 Minuten bleibt es dann wieder nicht und schon muss man sich wieder reinfinden.
Stellt ihr euch einen Wecker, um die Zeiten auch einzuhalten? :)
Ich finde das im Büro ziemlich schwierig. Ich bin Student und kann diese Tipps daheim sicher gut umsetzen, gerade auch jetzt mit meiner Bachelor-Arbeit (gut umsetzen = viel Selbstdisziplin haben). Im Sommer muss ich wieder arbeiten (duales Studiu) und dort läuft es mit dem Telefon z. B. so, das man rangehen MUSS!
Hab schon oft Rüge vom Chef bekommen, wenn ich es ignoriert habe oder so im Flow war, dass ich nicht bemerkt, dass ich die einzige im Büro bin und rangehen muss, da kein anderer da ist.
So ist es sicher in den meisten Firmen, gerade in KMU. Oder?
Stimmt, ich musste auch immer ans Telefon gehen im Büro….